Fooxes Consulting

Remote Work - How To - Einleitung

- Hannes Kleist - 10.02.2021

Remote Work - How To - Einleitung

7 Meetings

7.1 Wichtige Meetings

Als ich noch im Konzern arbeitete, habe ich Meetings immer gehasst. Sicher spielte meine Introvertiertheit dabei auch eine Rolle. Der wesentliche Grund war aber die extreme Verschwendung meiner Arbeitszeit. Ich verbrachte die meiste Zeit in Meetings, die immer eine Stunde dauerten, und die weder eine Agenda noch eine Entscheidungsvorlage hatten. Mein Beitrag in diesen Meetings waren etwa 5 Minuten, in denen ich etwas präsentiert habe, die restlichen 55 Minuten beantwortete ich - wie die meisten anderen Teilnehmer - E-Mails auf meinem Blackberry.

Ich nannte es “ein weiteres Meeting, das auch eine E-Mail hätte sein können”.

Aus diesem inneren Groll heraus haben wir unsere Digitalagentur Stanwood ursprünglich mit einer strengen “No-Meeting-Policy” begonnen. Seitdem habe ich festgestellt, dass es nicht ganz ohne Meetings geht. Ein paar Meetings sind notwendig und wichtig, um Vertrauen im Team aufzubauen.

1. Company Meetings: Allhands und Beer O’Clock

Jeden Mittwoch haben wir ein 30-minütiges Allhands, in denen ich ein kurzes Update zum Unternehmen gebe. Dieses Meeting dient ausschließlich dazu, das Vertrauen im Team zu stärken, indem ich als Geschäftsführer mein Gesicht und meine Wertschätzung zeige. Nutzen Sie dieses Meeting für Updates zu KPIs, Meilensteinen und Erfolgen. Lassen Sie auch Leute in Ihrem Team ihre großartige Arbeit präsentieren. Andere Unternehmen haben festgestellt, dass dies ein guter Ort für Fragen ist - wir nicht.

Wenn man remote arbeitet, fühlt sich das Ende der Woche etwas komisch an. Man meldet sich einfach ab vom Computer und geht vom Arbeitszimmer (hoffentlich!) ins Wohnzimmer. Aber es fühlt sich bei weitem nicht so befriedigend an, als freitagnachmittags das Büro zu verlassen und heimzufahren.

Um einen klareren Übergang von Arbeitswoche zu Wochenende zu schaffen und sicherzustellen, dass die Leute wirklich aufhören zu arbeiten, haben wir die “Beer O’Clock” eingeführt. Das ganze Team trifft sich am Freitag um 16:30 Uhr bei einem Bier (oder einem anderen schönen Getränk) auf Zoom und wir erzählen, was wir die Woche über alles erlebt haben und welche Pläne wir fürs Wochenende haben. Der Vorteil: Nach einem Bier sinkt die Motivation weiterzuarbeiten enorm. So stellen wir sicher, dass unsere Leute auch wirklich ins verdiente Wochenende gehen.

2. Team Meetings

Machen Sie tägliche, kurze Standups (Dailies) mit Ihren Teams, in denen Sie schnell Probleme lösen können und bei Bedarf längere Meetings ansetzen, um Dinge eingehender zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dailies maximal 15 Minuten dauern. Ein bisschen Druck nach hinten raus hilft enorm, um sich kurz zu fassen. Ich setze mein Daily auf 10:45 Uhr, weil ich ab 11:00 Uhr in Zoom-Meetings bin.

Weitere Team Meetings, die Sie in Ihrem zweiwöchentlichen Scrum-Zyklus brauchen:

  1. Grooming Meeting, um alle neuen Anforderungen und Ideen so weit zu klären, dass sich alle Projektmitglieder darüber einig sind und wissen, was sie machen müssen.
  2. Planning Meeting, in dem sich das Team auf alle Themen einigt, die es im nächsten Sprint angehen will, und diese festlegt.
  3. Demo, in dem Ihr Team das Ergebnis ihrer Arbeit nach einem Sprint vor Kunden und Stakeholder präsentiert.
  4. Retrospektive, in der Sie sich mit dem Team anschauen, was im letzten Sprint super gelaufen ist und was das Team beibehalten sollte, und was das Team auf Prozessebene - ohne Schuldzuweisung - für den nächsten Sprint ändern sollte.

3. 1:1s

Das eine Meeting, das Sie unbedingt haben sollten, ist ein One-on-One mit jedem Teammitglied. Wir haben festgestellt, dass sich 1:1s alle zwei Wochen für eine Stunde am produktivsten anfühlen. Kürzere 1:1s verkommen leicht zum Status-Update. Doch darum geht es nicht bei 1:1s.

Andy Grove - Intels legendärer CEO und Vater der OKRs - schätzt, dass Manager, die jedem Mitarbeiter neunzig Minuten ihrer Zeit schenken, “die Qualität der Arbeit desjenigen Mitarbeiters für zwei Wochen verbessern können.”

In 1:1s soll Ihr Mitarbeiter die Agenda bestimmen, Sie hören lediglich zu und stellen Fragen, z.B.: Woran arbeitest du gerade? Wie kommst du mit deinen OKRs voran? Was blockiert dich gerade? Wie kann ich helfen?

Lösen Sie keine Probleme oder treffen Entscheidungen im 1:1. Seien Sie stattdessen ein guter Coach: Geben Sie Kontext, stellen Sie Fragen, erzählen Sie, wie Sie in einer ähnlichen Situation agiert haben. Aber lassen Sie die Leute ihre eigenen Schlüsse daraus ziehen. Das stärkt Ihre Mitarbeiter, sie werden sich großartig fühlen nach einem solchen Meeting, und Sie können sich in die Reihe der Weisen wie Mr. Miyagi und Yoda einreihen. ;-)

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7.2 Regeln für effiziente Meetings

Nachdem wir nun besprochen haben, welche Art von Meetings Sie haben sollten, lassen Sie uns einige Grundregeln festlegen, um diese Meetings effizient zu gestalten.

  1. Zoom, Meet oder Teams
  2. Maximal 45 Minuten
  3. Pünktlich beginnen und 5 Minuten früher beenden
  4. Investieren Sie in Hardware
  5. Investieren Sie in professionelle Hardware.
  6. Kameras an
  7. Schalten Sie Ihr Mikrofon nicht stumm
  8. Meetings aufzeichnen
  9. Arbeiten Sie an einem gemeinsamen Dokument
  10. Geben Sie immer Ihren Namen ein
  11. Wer sollte teilnehmen und die Leute früher gehen lassen?
  12. Platzieren Sie das Meeting-Fenster direkt unter Ihrer Kamera
  13. 5 Minuten Smalltalk

1. Zoom, Meet oder Teams

Es gibt Meeting-Software wie Sand am Meer. Die meisten sind jedoch eine echte Qual in der Anwendung. Sie verbringen die Hälfte Ihrer Tage in virtuellen Calls. Umso wichtiger, dass Sie das Tool nicht behindert. Verwenden Sie die Galerie-Ansicht, um alle Meeting-Teilnehmer - inklusive Sie selbst - gleich groß zu sehen. Das ist super wichtig, denn zuhause vor der Kamera sind wir Menschen weniger auf unsere Körperhaltung bedacht und könnten gelangweilt oder genervt wirken, was wir in einem echten Meeting nie tun würden. Beobachten Sie sich also selbst, lächeln Sie und nicken Sie, wenn es passt.

2. Maximal 45 Minuten

Ein 8-stündiger Workshop mit Ihrem Team gemeinsam in einem Besprechungsraum ist zwar anstrengend, aber machbar. Hier stoßen virtuelle Meetings an ihre Grenzen. Denn die Leute verlieren nach 45 Minuten den Fokus. Deshalb dauert eine Unterrichtseinheit in Schulen auch genauso lang. Brauchen Sie mehr Zeit für ein Thema, planen Sie zwei solcher Blöcke ein, aber lassen Sie mindestens 3 Stunden dazwischen, damit sich die Teilnehmer wieder aufladen können.

Heißer Tipp

Ein unvorbereitetes Meeting ist Zeitverschwendung und kostet unnötig Geld. Verschicken Sie zu jedem Meeting die Agenda bereits mit der Einladung, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können. Haben Sie das Gefühl, ein Meeting ist nicht vorbereitet, brechen Sie es sofort ab und verlegen es auf einen anderen Zeitpunkt.

3. Immer pünktlich beginnen und 5 Minuten früher beenden

Wenn Sie remote arbeiten, werden Sie die meiste Zeit Ihres Tages in solchen Calls verbringen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Leute disziplinieren. Andernfalls werden Sie 10 von 30 Minuten damit verschwenden, auf jemanden zu warten und Sie werden dadurch selbst ständig zu spät zu Folge-Meetings kommen, was Sie respektlos und nachlässig erscheinen lässt.

Deshalb warten Sie auf niemanden und beginnen Sie jedes Meeting pünktlich. Wer zu spät kommt, kann sich immer noch die Aufzeichnung des Meetings ansehen. Aber das wird sowieso bald aufhören, denn es ist den Menschen schnell peinlich, sich in ein laufendes Meeting einzuschalten.

Versuchen Sie, Ihre Meetings immer 5 Minuten früher zu beenden, damit die Leute zwischen den Gesprächen auf die Toilette gehen oder sich einen Kaffee machen können.

4. Investieren Sie in Hardware

Die Bild- und Tonqualität Ihrer Meetings hat einen großen Einfluss darauf, wie Menschen die Gespräche mit Ihnen wahrnehmen werden. Investieren Sie also in Hardware für sich und Ihr Team. Dazu gehören eine externe 4k-Kamera (z.B. Logitech), die man oben auf dem BIldschirm anbringen kann, ordentliche Kopfhörer (ich empfehle Apple Airpods Pro), ein anständiges Mikrofon (z.B. Blue) und eine gute Beleuchtung (Elgato ist fantastisch).

5. Alle Kameras an

Virtuelle Meetings sind schon anstrengend genug. Aber besonders ärgerlich ist es, wenn man ins Leere spricht. Wir Menschen brauchen die Reaktionen anderer Menschen, um uns wohl zu fühlen. Schalten Sie also Ihre Kamera ein. Wenn Sie Ihre Kamera ausschalten wollen, weil Sie nebenbei E-Mails beantworten oder arbeiten wollen, verlassen Sie lieber das Meeting, wenn es nicht so wichtig für Sie ist und schauen Sie sich die Aufzeichnung an. Wenn Sie nur für 10 Minuten einen Beitrag leisten, dann fragen Sie, ob Sie mit Ihrem Agendapunkt beginnen können, und steigen Sie anschließend aus.

6. Schalten Sie Ihr Mikrofon nicht stumm

Es hat sich so eingebürgert, dass alle Teilnehmer eines Meetings, die nicht gerade sprechen, ihre Mikros auf stumm schalten, um die Tonqualität zu verbessern. Doch durch das ständige Muten und Entmuten wird die Konversation sehr unnatürlich. Das führt dazu, dass Sie einfach weniger sprechen und sich permanent ins Wort fallen durch die halbe Sekunde Zeitverzögerung. Der häufigste Satz in Video-Calls: “Du bist gemutet.” Investieren Sie einfach in ein gutes Mikrofon mit Geräuschunterdrückung (ich empfehle hier wieder ganz klar Apple Airpods Pro) und lassen Sie die Mikrofone an.

7. Meetings aufzeichnen

Zeichnen Sie alle internen Meetings auf, und fragen Sie auch bei externen Meetings, ob das in Ordnung ist. Sie können Ihr Zoom so einstellen, dass es Ihr Meeting automatisch aufzeichnet und in Google Drive oder Dropbox ablegt. Verwenden Sie dann Zapier und Amberscript und lassen Sie es automatisch transkribieren und dann in ein Dokument auf Ihrem bevorzugten Cloud-Dienst ablegen. Auf diese Weise sind alle Ihre Meeting-Notizen durchsuchbar - ganz ohne manuellen Aufwand zu haben. Außerdem können die Leute die Besprechungen in x-facher Geschwindigkeit abhören und trotzdem alles verstehen.

8. Arbeiten Sie an einem gemeinsamen Dokument

Anstatt jemanden ein Protokoll nach dem Call schreiben zu lassen, arbeiten wir mit dem ganzen Team in einem gemeinsamen Google-Dokument. Jeder kann in Echtzeit Notizen machen und sehen, was die anderen schreiben. Das beschleunigt das Festhalten von To-Dos enorm. Ich habe manchmal das Gefühl, dass 50 Prozent aller To-Dos missverstanden werden. Wenn man sie aufschreibt, während jemand sie zuweist, kann man sicherstellen, dass jeder versteht, was die Aufgabe ist.

9. Geben Sie immer Ihren Namen ein

Geben Sie in alle Ihre Tools immer Ihren Namen ein, damit die Leute wissen, mit wem sie kommunizieren.

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10. Wer sollte gehen und die Leute früher gehen lassen?

Um die Meetings auf ein Minimum zu beschränken, laden Sie bitte nur Personen ein, die einen aktiven Beitrag dazu leisten und unbedingt dabei sein müssen. Jemand, der nur informiert werden muss, kann sich auch die Aufzeichnung anschauen oder das Briefing später durchlesen. Sind Sie als Führungskraft zu einem Meeting eingeladen, in dem definitiv zu viele Teilnehmer sind, fragen Sie jeden einzelnen, ob er dabei sein oder lieber aussteigen möchte.

11. Platzieren Sie das Meeting-Fenster direkt unter Ihrer Kamera

Nichts ist unangenehmer für Gespräche, wenn man sich nicht in die Augen schaut. Das passiert, wenn Kamera und Zoom-Fenster nicht richtig ausgerichtet sind. Sie haben es bestimmt auch schon erlebt: Die Leute reden zwar mit Ihnen, aber für Sie wirkt es so, als würden sie die ganze Zeit aus dem Fenster schauen und Sie ignorieren.

Kaufen Sie sich also unbedingt eine anständige, aufsteckbare Webcam und bringen Sie sie oben an Ihrem Monitor an. Dann stellen Sie das Zoom-Fenster so ein, dass sich alle Teilnehmer im oberen Drittel Ihres Computers befinden. Dann rutschen Sie noch ein wenig nach hinten und jeder wird spüren, dass Sie ihm direkt in die Augen schauen, wenn Sie mit ihm sprechen.

12. 5 Minuten Smalltalk

Privater Austausch ist extrem wichtig für den Zusammenhalt Ihres Teams, insbesondere zwischen Ihren Teamkollegen. Sie wollen keine “Mitarbeiter”, Sie wollen Teammitglieder. Da Sie keine Orte wie Kantine, Fahrstuhl oder Kaffeeküche haben für spontane Begegnungen mit kurzem Schnack, müssen Sie virtuell Raum dafür schaffen.

Ich nutze die ersten 5 Minuten eines halbstündigen Gesprächs und die ersten 10 Minuten eines einstündigen Gesprächs ausschließlich für private Gespräche mit meinem Team. Das ist keine Zeitverschwendung, sondern wertvolle Bindungsarbeit. Montags erkundige ich mich, wie das Wochenende bei allen war, freitags nach den anstehenden Plänen fürs Wochenende. Unter der Woche albere ich einfach herum oder frage die Leute, wie es ihnen so geht.

7.3 Walking Meetings

Wenn Sie viele 1:1s oder andere regelmäßige Meetings haben und Sie spüren, dass Ihre Aufmerksamkeit abdriftet (oder Sie einfach mehr Zeit für Bewegung in Ihrem Leben finden wollen), versuchen Sie doch, diese Meetings draußen beim Spazieren gehen zu halten. Wir machen das regelmäßig und haben viele Meetings, die zwischen vier und 20 km lang sind Es ist erstaunlich, wie sich die Qualität der Gespräche verbessert, wenn sich die Teilnehmer während eines Calls bewegen.

Wenn Sie ein einstündiges Gespräch geplant haben, wählen Sie vorher eine 30-minütige Route, sodass Sie 30 Minuten in eine Richtung laufen, dann umdrehen und zurücklaufen können. Wir machen das so zum Beispiel in unseren Board-Meetings. Vier Menschen, die in Berlin, München, Warschau und Tel Aviv durch die Gegend laufen und auf Englisch scheinbar mit sich selbst reden. Komische Blicke der Nachbarn sind dabei vorprogrammiert ;-).

Vorteile von Walking Meetings

1. Fitness

Sie verbrennen eine Menge Kalorien während Ihrer Arbeitszeit, ohne dass Sie sich großartig anstrengen müssen. An Meeting-Marathon-Tagen, an denen ich von morgens bis nachmittags in Meetings bin, spaziere ich rund 40 Kilometer und verbrenne grob 4.000 Kalorien. Das ist ein halbes Kilo Fett, das ich mir einfach mal so nebenbei wegspaziere.

1. Fokus

Beim Walking Meeting sind Sie rasiermesserscharf auf das Meeting-Thema und Ihren Gesprächspartner fokussiert, weil Sie keine ablenkenden Slack-Nachrichten oder E-Mails stören.

2. Motivation

Sie können ohne Probleme Calls im Laufen führen, die eine Stunde oder länger dauern. Denn Walking Meetings fühlen sich nicht nach Zeitverschwendung an wie Sitz-Meetings und Sie haben auch nicht den Drang, eigentlich viel lieber etwas anderes zu tun.

Meeting-Tage fühlen sich normalerweise so an, als hätten wir nichts erreicht. Das ist ganz anders, wenn Sie zu Fuß unterwegs sind: Es fühlt sich großartig an, in der Natur zu walken. Die Strecken- und Kalorienaufzeichnungen geben Ihnen zusätzliche Energie. Also: Genießen Sie diese produktive Auszeit und tanken Sie Sauerstoff und Vitamin D. Oder schnappen Sie sich Ihren Hund. Er wird Ihre neue Meeting-Routine lieben ;-).

Vier Tipps für erfolgreiche Walking Meetings

  1. Sie gehen zwar nur langsam spazieren, aber auch das kann anstrengend werden nach ein paar Stunden. Als ich zum ersten Mal meinen Meeting-Marathon-Tag als Walking Meeting machen wollte, musste mich meine Frau nach 20 km mit dem Auto einsammeln. Also: trainieren Sie sich und steigern Sie Ihre Distanz langsam! ;-)
  2. Kaufen Sie sich für Walking Meetings unbedingt hochwertige geräuschunterdrückende Kopfhörer. Die ständigen Wind- und Verkehrsgeräuschen im Hintergrund werden sonst schnell zu Kopfschmerzen führen und verleiden Ihnen diese großartige Meeting-Form. Ich kann es nicht oft genug sagen: Die Apple Airpods Pro eignen sich hervorragend dafür. (und ich bekomme keinen Kickback von Apple ;-)
  3. Walking Meetings sind nicht für jede Art von Gespräch geeignet. Gespräche mit neuen Mitarbeitern, zu denen Sie erst eine Bindung aufbauen müssen (und dazu brauchen Sie Bild, nicht nur Ton!), Gespräche, in denen es um kritische Themen geht, oder Meetings mit mehr als drei Personen halten Sie besser klassisch mit Kamera im Homeoffice ab.
  4. Walking Meetings eignen sich für Gespräche mit Menschen, zu denen Sie bereits eine starke Bindung haben und mit denen Sie auch sonst viele Interaktionen haben.

Heißer Tipp

Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung sind für Walking Meetings ein Muss, damit die Tonqualität trotz Umgebungsgeräuschen stimmt!

Zusammenfassung

Zoom- oder Teams-Meetings können sich ermüdend anfühlen, wenn sie überhand nehmen. Doch ein Mindestmaß an Meetings ist wichtig, damit sich Ihr Team regelmäßig abstimmen kann und die Bindung zu den anderen Mitarbeitern gestärkt wird.

Ein All-Hands, ein Beer o’Clock Meeting für die ganze Firma, regelmäßige Scrum-Meetings und 1:1s mit Ihren direkten Mitarbeitern sind die wenigen Meetings, die Sie wirklich unbedingt brauchen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Agenda der 1:1s festlegen. Sorgen Sie dafür, dass alle Meetings straff geführt werden und Spaß machen. Und gehen Sie mal spazieren dabei, wenn es inhaltlich und zeitlich passt.

Key Learnings:

  1. Halten Sie so wenige Meetings wie möglich und so viele wie nötig ab.
  2. Nutzen Sie regelmäßige All-Hands mit allen Mitarbeitern für wichtige Updates, Meilensteine und Erfolge.
  3. Beschränken Sie Ihre täglichen Standups im Team auf 15 Minuten oder weniger.
  4. Nehmen Sie sich für Ihre regelmäßigen 1:1s eine Stunde Zeit, damit diese Gespräche nicht zu Status-Updates verkümmern und Sie stattdessen wirklich zum Kern vorstoßen können, was Ihre Mitarbeiter gerade beschäftigt.
  5. Legen Sie klare Grundregeln für Meetings fest und setzen Sie diese konsequent durch.
  6. Halten Sie Meetings draußen im Gehen ab. Sie sind konzentrierter auf das Thema, Sie können stundenlange Gespräche führen, ohne sich unproduktiv zu fühlen, Sie tanken Sauerstoff, Vitamin D und damit gute Laune und integrieren ganz nebenbei Ihr Fitnessprogramm in Ihren Arbeitstag.
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