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Remote Work - How To - Einleitung

- Hannes Kleist - 10.02.2021

Remote Work - How To - Einleitung

10 Going Remote

Gratulation! Wenn Sie bis hier gekommen sind, haben Sie alles nötige Rüstzeug, um mit Ihrem team remote durchzustarten. Als kleine abschließende Starthilfe haben wir nochmal in aller Kürze zusammengefasst, mit welchen konkreten nächsten Schritten Sie nun loslegen sollten.

10.1 Hardware

Ohne die richtige Hardware wird sich der motivierteste Mitarbeiter nach einer Weile quälen zuhause. Stellen Sie also sicher, dass jeder Mitarbeiter einen geeigneten Arbeitsplatz hat. Von der Couch, am Küchentisch oder aus dem Kinderzimmer aus zu arbeiten, wird Ihnen innerhalb einer Woche den Rücken ruinieren. Kaufen Sie Ihren Mitarbeitern einen Laptop, einen ordentlichen Bürostuhl (mit Rückennetz, die meisten Wohnungen haben keine Klimaanlage) und bei Bedarf sogar einen Schreibtisch. Alternativ sichern Sie ihnen einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space.

Besorgen Sie Ihren Mitarbeitern eine richtige Maus bzw. ein Trackpad, eine extra Tastatur und einen Monitor. Die Arbeit an einem Laptop ist nicht ergonomisch und Videokonferenzen, in denen die Laptop-Kamera direkt in die Nase der Teilnehmer gerichtet ist, nicht besonders apettitlich. Außerdem sind diese kleinen 15”-Bildschirme super ineffizient. Ich bin auf meinem Laptop 30% weniger produktiv.

Kaufen Sie Ihren Mitarbeitern vernünftige Webcams, die sie an ihren Monitor anbringen können, gute Beleuchtung und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Wir haben eine detaillierte Hardware-Liste in den Notizen dieser Masterclass.

10.2 Software

Sie brauchen ein Tool für To-Dos, für die Zusammenarbeit an Dokumenten, für die Chat- und Videokommunikation.

Ich empfehle Trello, Google Docs, Slack und Zoom für diese Zwecke. Microsoft Teams ist auch eine gute Alternative.

Erstellen Sie für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens Accounts bei diesen Tools oder nutzen Sie SSO-Dienste.

Fügen Sie dann in der To-Do-App per CSV-Import To-Dos für alle hinzu mit Beispielaufgaben. Die CSV-Datei finden Sie in den Notizen dieser Masterclass. Geben Sie jedem Mitarbeiter einen Tag Zeit, sich anzumelden und seine To-Dos einzupflegen.

Führen Sie am Anfang tägliche 1:1-Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, um ihnen dabei zu helfen, wenn sie irgendwo nicht weiterkommen.

10.3 Scrum

Lassen Sie jedes Team alle Dokumente in einen langen Backlog in Trello (oder einer To-Do-Liste Ihrer Wahl) legen, und zwar in die erste Spalte “Posteingang”. Machen Sie dann einen Gruppen-Workshop und weisen Sie den einzelnen Aufgaben Personen zu.

Das müssen keine perfekt geschriebenen User Stories sein. Stellen Sie nur sicher, dass Sie das Ergebnis der Aufgabe aus der Sicht einer Person beschreiben und einen Kontext hinzufügen, warum die Person dies braucht.

Fügen Sie eine Liste von Anforderungen hinzu, die dafür erledigt werden müssen. Schätzen Sie die Komplexität der Aufgabe auf einer Skala von 1 (easy peasy) bis 10 (dauert einen Monat) im Titel ein und verschieben Sie sie dann in den “Backlog”.

Das war Ihr erstes Grooming-Meeting. Machen Sie das ab jetzt jede Woche für Ihre Aufgaben.

Halten Sie jeden Tag um 11:00 Uhr ein **Planning-Meeting **und verschieben Sie Aufgaben von “Backlog” nach “Sprint”. Das sind die Themen, an denen die Leute arbeiten werden. Fügen Sie jeweils eine Spalte für “Doing” und “Review” hinzu.

Animieren Sie die Leute dazu, jeden Tag ein Update zu diesen Aufgaben in den Kommentar zu schreiben und Endprodukte (Folien, Tabellen etc.) zur Aufgabe hinzuzufügen.

Richten Sie einen täglichen zehnminütigen Call um 9 Uhr ein - Ihr Daily - , in dem alle Teammitglieder kurz durchgehen, was sie gestern gemacht haben, was sie heute machen wollen und ob sie bei irgendetwas Hilfe brauchen. Öffnen Sie das Trello-Board und teilen Sie es in diesen Besprechungen mit dem Team und stellen Sie sicher, dass die Tickets richtig in “Doing” und “Review” verschoben werden.

Machen Sie am Ende der Woche eine Demo, bei der jeder zeigt, was er gemacht hat - die Tickets der Spalte “Review” - und entscheiden Sie als Gruppe, ob das To-Do erledigt ist: Verschieben Sie es auf “Done”, oder wenn nicht: Verschieben Sie es zurück auf “Doing”.

Halten Sie dann eine Retro und bitten Sie jeden der Reihe nach, drei Dinge zu nennen, die gut gelaufen sind, und drei Dinge, die besser sein könnten. Dann priorisieren Sie diese in der Gruppe und weisen die Top drei jeweils Personen zu, die sie verbessern sollen.

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10.4 Sonstige Meetings

Richten Sie einen All-Hands-Call in Zoom Montagmorgen um 9 Uhr ein, um Updates zum Unternehmen zu geben und ein **Beer O’Clock **am Freitag um 16 Uhr, um die Leute ins Wochenende zu verabschieden.

Dann lassen Sie Ihre Manager alle zwei Wochen 1:1-Meetings einrichten - jeweils eine Stunde lang mit jedem ihrer Mitarbeiter. Sie selbst machen das natürlich auch mit Ihren Direct Reports. Schreiben Sie diese Agenda in die Meeting-Beschreibung:

*   Wie geht es dir?
*   Woran arbeitest du gerade?
*   Wie kommst du mit deinen Zielen ("OKRs", falls du welche hast) voran?
*   Gibt es etwas, das deine Arbeit aktuell blockiert?
*   Was brauchst du von mir, um (noch) erfolgreicher zu sein?

10.5 Chat-Client einrichten

Nutzen Sie Slack oder Teams und laden Sie das ganze Team dazu ein. Richten Sie dann Ihre wichtigsten Kanäle ein, weisen Sie ihnen die richtigen Personen zu und setzen Sie sich Erinnerungen in Ihrem Kalender, um in mindestens dieser Frequenz zu posten:

10.6 Mit gutem Beispiel vorangehen

Das wohl wichtigste bei der Einführung all dieser Tools, Prozesse und Richtlinien ist, dass Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Bei allem, was Sie einführen und von dem Sie erwarten, dass Ihr Team sich daran hält, müssen Sie sich selbst zu 120% daran halten.

10.7 Nächste Schritte

Nach vier Wochen Einschwingzeit für Ihr Remote-Team sollten Sie den OKR-Prozess starten, um Ihre Teams besser auszurichten, und die erste Kulturumfrage durchführen, um die Bereiche zu finden, die Sie am dringendsten verbessern müssen.

Mit dem Durcharbeiten dieser Masterclass haben Sie einen großen ersten Schritt getan, um Ihr Remote-Team in Zukunft effizienter, fokussierter und entspannter zu führen. Bitte laden Sie sich zusätzlich unser kostenloses Arbeitsbuch herunter, das Checklisten, Links und Buchempfehlungen für jedes Kapitel enthält.

Sie können diese Masterclass für Ihr gesamtes Team erhalten. Für jedes neue Teammitglied, das Sie einladen, erhalten Sie 10% Rabatt. Jeder Teilnehmer über dem 10. ist kostenlos.

Wenn Sie sich immer noch unsicher fühlen, wie Sie nun starten sollen oder konkrete Fragen zu bestimmten Herausforderungen haben, kontaktieren Sie uns bitte gern für eine kostenlose Beratung kontaktieren. Wir lieben es, Teams zu helfen, besser remote zu arbeiten.

Und zum Schluss: Vielen Dank für Ihr Vertrauen und, dass Sie uns ein Stück Ihrer wertvollen Zeit geschenkt haben. Gemeinsam machen wir unsere Arbeitswelt zu einem besseren Ort.

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