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Remote Work - How To - Einleitung

- Hannes Kleist - 09.02.2021

Remote Work - How To - Einleitung

3 Kultur

Sie haben wahrscheinlich den Spruch gehört: “Kultur isst Strategie zum Frühstück”. Was auf klassische Unternehmen zutrifft, gilt für Remote-Unternehmen umso mehr. Erst mit dem richtigen Fundament - einer performanten Kultur - können Sie Spitzenteams in Ihrer Organisation aufbauen, die sich jeden Monat um 10 Prozent verbessern. Wie Sie das machen? Schaffen Sie kleine, autonome Teams, leben Sie Transparenz, schaffen Sie Vertrauen in Ihrem Team, sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter ablenkungsfrei arbeiten können und führen Sie Ihre Mitarbeiter als Coach statt als Chef.

3.1 Die Mikromanagement-Falle

In meinen ersten zehn Berufsjahren beim Fernsehen wurde ich nach der klassischen Management-by-Powerpoint-Methode geführt: Wenn man will, dass etwas erledigt wird, bringt man das ganze Team ein Mal pro Woche (oder wenn es superdringend ist auch gerne täglich) zusammen, erstellt eine Liste mit To-Dos und weist Verantwortlichkeiten zu. Dann ist man gnadenlos hinterher, dass die Leute abliefern. In größeren Organisationen bildet man gern Projektgruppen, die dasselbe tun und der Führungskraft per PowerPoint Bericht erstatten. Ampeln, Diagramme, erledigte To-Dos, nächste Schritte und so weiter. Genau das habe ich versucht, nachdem ich die erste Führungsebene in meinem Remote-Unternehmen eingeführt hatte. Es wird Sie nicht überraschen, dass ich spektakulär gescheitert bin. Denn es passiert folgendes, wenn man versucht, kluge Menschen in einen derart engen Rahmen zu pressen, die kreative Arbeit leisten sollen:

1. Ihre Mitarbeiter werden aufhören eigenständig zu denken.

Weil Sie sie dazu zwingen, alle Details ihrer Arbeit an Sie zu berichten, werden sie sich darauf zurückziehen und sich immer auf Ihre Entscheidung berufen. So werden Sie und Ihre Entscheidungen schnell zum Nadelöhr für die Geschwindigkeit in Ihrem Unternehmen. Mehr als zehn Menschen können Sie auf diese Weise nicht führen.

2. Einsamkeit und Paranoia

Sie werden Ihre Leute mit dieser Management-Methode massiv demotivieren, weil sie sich nach “Stasi”-Manier bespitzelt fühlen. Das verstärkt das Gefühl der Einsamkeit und die Tendenz zur Paranoia, die ohnehin schon große Herausforderungen für Remote-Teams darstellen.

Halten wir also fest: Mikromanagement oder Management-by-Powerpoint funktioniert in Remote-Organisationen nicht.

“We focus on two things when hiring. First, find the best people you can in the world. And second, let them do their work. Just get out of their way.”

Matt Mullenweg, Co-Founder of WordPress & Automattic

3.2 Kleine autonome Teams

Nachdem wir mit diesem Ansatz gescheitert sind - wir verloren Geld, ich war ausgebrannt, verlor Mitarbeiter und einige wichtige Kunden (mit einem landeten wir sogar vor Gericht) - nahmen wir uns ein Beispiel an Spotify und änderten unsere Teamstruktur zu Squads.

Squads sind crossfunktionale Teams, die um ein Produkt oder einen Kunden herum organisiert sind. Diese Squads werden von einem Leiter geführt, der Teil des Teams ist. Außerdem laden wir unsere Kunden zu allen unseren täglichen Stand-up-Meetings und den zweiwöchentlichen Planning-, Demo- und Review-Meetings ein, um zusätzliches Vertrauen zu schaffen und schnell Entscheidungen treffen zu können.

Faszinierend und völlig kontraintuitiv ist, dass die Geschwindigkeit messbar abnimmt, wenn mehr als neun Personen in einem Team zusammenarbeiten. Mehr Ressourcen machen das Team also langsamer. Halten Sie deshalb Ihre Teams klein.

Google hat herausgefunden, dass die optimale Teamgröße, um den Output zu maximieren, sieben Menschen umfasst.

Wir haben unseren Teams außerdem maximale Entscheidungsvollmacht gegeben, was ihre Prozesse, Tools und Richtlinien angeht. Diese Freiheit führte zu einem deutlich gesteigerten Engagement und einer höheren Motivation in den Teams.

Unser Fazit also

  1. Halten Sie Ihre Teams klein. Googles optimale Teamgröße sind maximal sieben Personen.
  2. Geben Sie Ihrem Team maximale Entscheidungsvollmacht, um ihr Engagement und ihre Motivation zu steigern.

3.3 Transparenz als Standard

Wenn Sie sich erfolgreiche Remote-Unternehmen wie WordPress (über 1000 Mitarbeiter), Zapier, Doist, Github, Gitlab oder Invision anschauen, werden Sie schockiert sein, wie transparent diese Unternehmen mit ihren Informationen umgehen. Aber genau diese Transparenz bringt enorme Vorteile im Vergleich zur traditionellen Informationspolitik, die Informationen nur nach Bedarf streut.

Drei Nachteile klassischer Need-to-Know-Informationspolitik

  1. Sie führt dazu, dass sich Remote-Worker isoliert fühlen und verstärkt die Tendenz zu Einsamkeit und Paranoia.
  2. Sie verlangsamt Arbeitsprozesse, weil jeder Mitarbeiter situativ nach Informationen fragen muss: Wie wird (x) gemacht? Wo finde ich (y)? Wen muss ich bei (z) fragen?
  3. Intelligente und kreative Menschen, insbesondere Millennials, fordern mehr Transparenz und Zugang zu den “Staatsgeheimnissen” eines Unternehmens.

Sie können dezentrale, autonome Teams nur auf einem sehr hohen Vertrauensniveau führen, denn Mikromanagement funktioniert hier nicht mehr. Das heißt, Sie müssen Ihrem Team vertrauen, dass es im besten Interesse Ihres Unternehmens arbeitet. Die Sache mit dem Vertrauen ist folgende: Sie können es leider nicht einfach einfordern. “Trust me” war nicht zufällig Donald Trumps Lieblingssatz.

Vertrauen wird mit der Zeit aufgebaut und Sie als Führungskraft müssen immer den ersten Schritt machen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern konsequent alle wichtigen Informationen und Entscheidungen anvertrauen, werden diese Ihnen mit der Zeit dieses Vertrauen ebenfalls entgegen bringen, und zwar mit Zins und Zinseszins.

In unseren Remote-Unternehmen folgen wir der Philosophie “Transparency by Default”. Wir haben Transparenz also zu unserem Unternehmensstandard gemacht und machen alle Informationen öffentlich, solange kein Gesetz oder Vertrag dies verbietet. Das tun wir sowohl gegenüber unserem Team als auch gegenüber der allgemeinen Öffentlichkeit.

1. Handbuch

Wir haben unser Unternehmenshandbuch öffentlich gemacht. Sie finden es auf github.com/stanwood/handbook und Sie können es kopieren, für Ihr eigenes Unternehmen adaptieren oder Änderungen für uns vorschlagen. In diesem 50-seitigen Dokument ist alles beschrieben, was wir in unserem Unternehmen leben: Von unserer Kultur und unseren Werten über Prozesse bis zu den Gehältern unserer Mitarbeiter. Darin halten wir detailliert fest, wer im Unternehmen wofür verantwortlich ist - immer beschreibend, wer Veränderungen initiieren kann, wer um Input gebeten wird, wer die endgültige Entscheidung trifft und wer sie am Ende umsetzt. Außerdem veröffentlichen wir jedes Quartal unsere Gewinn-und-Verlust-Rechnung und stellen unseren Kunden eine vollständige Deckungsbeitragsberechnung für ihre Projekte zur Verfügung. Mehr Transparenz geht nicht.

2. Slack

In Slack haben wir keine privaten Channels bis auf einen für unser Leadership-Team, in dem wir sensible Personalthemen besprechen. Außerdem synchronisieren wir unsere E-Mails mit unserem CRM, sodass jeder lesen kann, was mit einem Kunden besprochen wurde.

3. Kalender

Auch unsere Kalender - einschließlich dem der Führungskräfte - sind für alle Mitarbeiter einsehbar. Das vereinfacht zum einen die Terminplanung enorm, zum anderen trägt es stark zur Vertrauensbildung bei.

4. Projektmanagement-Software

Alle unsere Projekte verwalten wir in der Projektmanagement-Suite Jira, die für alle Teammitglieder zu 100 Prozent sichtbar und durchsuchbar ist.

5. Todos-Tracker

Alle nicht-projektbezogenen Themen sind für das gesamte Team in Trello zugänglich. Sogar strategische Themen wie etwa “Wie gehen wir mit der Corona-Krise um?” werden in ein Trello-Board gestellt, wo Teammitglieder diesen Themen folgen können. Wenn wir also ein Thema im Board oder in einer Arbeitsgruppe diskutieren, werden die wichtigsten Punkte in die Kommentare gestellt, sodass jeder auf dem Laufenden bleiben und sich sogar an der Diskussion beteiligen kann. Wir machen das sehr früh im Prozess. Immer wenn ich ein Thema habe, das ich vielleicht ansprechen möchte, lege ich es in die Spalte “Zuhören”, bis ich das Gefühl habe, dass ich genug Informationen gesammelt habe, um es mit dem Team zu diskutieren. Aber die Leute bekommen sehr früh eine Vorwarnung, dass eine Veränderung anstehen könnte.

6. Channel: #done

Und schließlich: Um das ganze Team darüber auf dem Laufenden zu halten, was jeder Einzelne die Woche über gemacht hat, haben wir einen #done-Channel in Slack eingeführt. Dort posten alle Projektmanager und Teamleiter jeden Freitag ein sehr kurzes Update, den EOW-Bericht (end of the week) . Fast jeder im Unternehmen liest diese Berichte, stellt Fragen dazu in Threads und bleibt so auf dem Laufenden. Dieses Tool ist auch für unsere Führungskräfte hilfreich, da sie den Verlauf der Woche reflektieren und sich auf die nächste Woche vorbereiten können.

Für mich persönlich ist das das einzige Reporting, die ich für mein Gefühl brauche, alles unter Kontrolle zu haben. Früher haben wir das jeden Freitag in einem 2-stündigen Meeting gemacht. Jetzt sind es 15 Minuten Schreiben und Lesen, und es ist völlig asynchron.

All diese oben genannten Dinge tragen dazu bei, Vertrauen in Ihrem Remote-Team aufzubauen. Sie verheimlichen nichts, sie teilen jede nur mögliche Information mit Ihrem Team und geben jedem die Chance, sich aktiv in die Diskussion einzubringen. Und glauben Sie mir: Ihr Team wird sich einbringen!

Lassen Sie es mich also noch einmal sagen: Erfolgreiche Remote-Teams basieren auf Vertrauen, nicht auf Mikromanagement. Und Transparenz ist der Schlüssel, um dieses Vertrauen aufzubauen.

3.4 Stellen Sie Leute ein, die besser sind als Sie selbst

Es gibt einen Fehler, den wir bei jedem Start-up sehen, nämlich Rookies statt Rockstars einzustellen. Das ist erstmal ganz verständlich: Jeder möchte gern die banalen Aufgaben loswerden, um mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben zu haben. Also stellt man Praktikanten, Assistenten und Junioren ein.

Das funktioniert ungefähr, solange Sie fünf Mitarbeiter haben. Danach haben Sie keine Zeit mehr für anspruchsvolle Aufgaben, weil Ihre ganze Zeit dafür draufgeht, Ihre Mitarbeiter zu managen. Zieht sich diese Denkweise durch Ihr ganzes Unternehmen und stellt jeder eher Rookies statt echte Performer ein, wird Ihr Unternehmen immer langsamer, während es wächst.

Wir haben das umgedreht. Unsere Messlatte für jede Neueinstellung ist: Ist diese Person besser als ich und besser als der durchschnittliche Entwickler im Team? Wenn diese Rechnung aufgeht, ist also der dümmste Kerl im Unternehmen der CEO ;-). Ich nenne mich selbst gern “Head of Catering”, weil das alles ist, was ich zum Erfolg meines Unternehmens beitragen möchte. Unsere Manager sollten alle besser in ihrem Job sein als ich selbst, und ihre Teammitglieder sollten wiederum besser sein als sie selbst.

Auf diese Weise wird unser Unternehmen mit jedem Wachstumsschritt besser. Stellen Sie keine Rookies ein, sondern echte Performer.

“Teaching your employees something new creates an instant connection, and they will respect you for it. If you can do this in a job interview, you will be sure to attract the smartest people. Money doesn’t mean much to a lot of the smartest people in the world.”

Taso du Val, CEO Toptal

3.5 Führung

Wenn Sie klügere Leute als sich selbst einstellen, können Sie diese Rockstars natürlich nicht mikromanagen.

  1. Weil sie in ihrem Job qualifizierter sind als Sie selbst.
  2. Weil das bei kreativen und klugen Leuten total nach hinten losgehen würde.

Sie sollten nicht nach dem besten Schraubenzieher suchen, um die Abteilung der Schraubenzieher zu leiten. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass den Erfolg einer Führungskraft nicht ausmacht, wenn sie Experte auf einem Gebiet ist. Vielmehr sollten Sie nach Coaches suchen, die den Teammitgliedern helfen zu reflektieren, zu wachsen und als Team besser zusammenzuarbeiten. Der deutsche Fußball-Nationaltrainer Jogi Löw war nie der beste Spieler auf dem Feld. Wonach suchen Sie also bei Ihren Führungskräften? Für uns sind entscheidende Führungskriterien Empathie, Bescheidenheit, Eigenverantwortung, Intelligenz, Fleiß und überragenden Kommunikationsfähigkeiten.

Konkreter schauen wir uns das in unserer Masterclass im Kapitel People Operations an, in dem wir über erfolgreiches Remote-Hiring, Personalentwicklung und Performance Management sprechen.

3.6 Menschen > Kunden > Profit

Genau in dieser Reihenfolge sollte Remote-Unternehmen ihre Prioritäten legen. Denn Unternehmen, die ihre Mitarbeiter an erste Stelle stellen, sind nachweislich erfolgreicher. Konzentrieren Sie sich auf das Wohl Ihrer Mitarbeiter und der Profit wird folgen. Wenn wir jemanden eingestellt haben, achten wir darauf, was das Beste für die jeweilige Person ist, unabhängig davon, ob es zu dem passt, was wir langfristig von ihr brauchen. Wir sind genauso begeistert, wenn uns ein Mitarbeiter verlässt, um bei Facebook oder Google zu arbeiten oder sein eigenes Business zu gründen, und wir helfen ihm sogar dabei.

“Our goal is to hire people with aptitude, not a particular skill set. Any skill set that people can bring to the job will be technologically obsolete in a couple of years, anyway, so it’s better to hire people that are going to be able to learn any new technology rather than people who happen to know SQL programming right this minute.”

Joel Spolsky, Founder of Stack Overflow, Creator of Trello

1. Grill the Boss

Ich lade einmal die Woche einen Mitarbeiter, insbesondere unsere Neuzugänge, zu mir nach Hause zu “Grill the Boss” ein, wo wir abends gemeinsam kochen, strategien und einander besser kennenlernen. So können wir von Anfang an starke Beziehungen zu unseren Mitarbeitern aufbauen und ganz nebenbei Veganer auch Nicht-Biertrinker herausfiltern (Burger und Bier sind feste Bestandteile unserer Company-DNA ;-).

2. Glückwünsche

Erinnern Sie sich an wichtige persönliche Ereignisse Ihrer Mitarbeiter wie Geburtstage und Jubiläen und posten Sie Glückwünsche in Ihrem #general-Channel in Slack. Automatisieren Sie die Erinnerung an diese Events, aber posten Sie persönlich.

3. Channel: #thanks

Ein #thanks-Channel gibt Ihnen einen eigenen Raum, in dem Sie Ihren Mitarbeitern Danke sagen und Ihre Wertschätzungen zeigen können. Etwa, wenn sich jemand besonders engagiert hat, einem Teammitglied geholfen hat, oder weil ein Projekt hervorragend gelaufen ist und Sie die großartige Teamleistung wertschätzen möchten. Brechen Sie mit dem alten Führungsmotto “Keine Kritik ist Lob genug” und zeigen Sie Dankbarkeit und Wertschätzung Ihren Mitarbeitern gegenüber. Das zeigt keine Schwäche, sondern echte Führungsqualität. Denn ohne das Engagement und den Einsatz Ihres Teams wären Sie nichts.

4. Wöchentliche 1:1s

mit Ihren Direct Reports stärken zusätzlich die Bindung und zeigen Ihren Mitarbeitern, dass Sie an ihrer Person interessiert sind und nicht nur an ihrem Beitrag zum Geschäftsergebnis.

5. Meet a Woodie

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen unser Programm “Meet a Woodie” (so nenne wir die Mitarbeiter unserer Digitalagentur Stanwood) vorstellen. Wenn sich Teammitglieder persönliche treffen möchten, zum Beispiel zum Start eines neuen Projekts, bezahlen wir Flug und Hotel, um diesen persönlichen Austausch zu ermöglichen. Auch damit zeigen wir unseren Mitarbeitern wieder, dass sie uns persönlich wichtig sind.

3.7 Keine Ablenkungen

Die größte Gefahr für Ihr Remote-Team geht von Chat-Tools wie Slack und Teams aus. Wir nennen sie liebevoll Massenablenkungswaffen. Denn diese Tools ziehen ständig die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter auf sich mit neuen Nachrichten, Pings und Erinnerungen und halten sie damit von unterbrechungsfreien, konzentrierten und damit hoch-produktiven Arbeitsphasen ab. Diese Tools sprechen gezielt den Dopaminkreislauf im Gehirn ihrer Nutzer an - genauso wie Kokain, Alkohol, Glücksspiel oder Gossip - um sie immer wieder in in ihren Bann zu ziehen.

Ich persönlich halte die permanenten Ablenkungen und den Stress, der damit ausgelöst wird, für die größten Gefahren für Menschen, die remote arbeiten. Deshalb liegt es an uns Führungskräften, entsprechende Richtlinien und Prozesse zu schaffen, die es unseren Teams ermöglichen, ungestört und möglichst stressfrei zu arbeiten.

3.8 Kontinuierliche Verbesserung

Ein bürogebundenes Unternehmen muss erst Millionen investieren, um neue, offene Büroräume zu gestalten oder neue Hardware kaufen, damit die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können. Als Remote-Unternehmen haben Sie diese starre Infrastruktur nicht und können Sie sich mühelos und ohne große Kosten jeden Tag neu erfinden.

Also packen Sie diese Gelegenheit beim Schopf und setzen Sie sich das Ziel, jeden Tag 1 % besser zu werden in allem, was Sie tun. Eine so inkrementelle einprozentige Leistungsverbesserung jeden Tag macht Sie in einem Jahr um 700 % besser und in 10 Jahren 400 x besser (wer es nachrechnen möchte, fragt mich gerne ;-).

Bauen Sie also Feedbackschleifen und Retrospektiven ein und schaffen Sie eine Mentalität unter Ihren Mitarbeitern, die Veränderung begrüßt und zur Selbstverbesserung einlädt. Mehr dazu im Kapitel “People Operations”.

##

Zusammenfassung

Was können Sie also tun, um eine remote-freundliche Kultur in Ihrem Unternehmen zu schaffen:

1. Micromanagement

Erliegen Sie nicht der Versuchung, Ihre vermeintlich verlorene Kontrolle durch Mikromanagement oder Management-by-Powerpoint wieder herzustellen. Beide Führungsstile funktioniert in Remote-Organisationen nicht.

2. Vertrauen und Transparenz

Schaffen Sie Vertrauen in Ihrem Team, indem Sie maximal transparent sind in allem, was Sie kommunizieren und tun. Denn Transparenz ist der Schlüssel, damit Ihnen Ihr Team sein Vertrauen schenkt und mit Ihnen mitzieht.

3. Kleine Teams

Halten Sie Ihre Teams klein, um produktiv zu sein. Die optimale Teamgröße liegt laut Google-Studie bei maximal sieben Personen. Jede weitere Person im Team führt dazu, dass Ihr Team durch die weiteren Abstimmungsschleifen langsamer und ineffizienter wird.

4. Autonomie

Geben Sie Ihrem Team die Verantwortung, eigenständig Entscheidungen zu treffen. Das steigert das Engagement und die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Außerdem macht es Sie schneller und verhindert, dass Sie zum Nadelöhr bei Entscheidungen werden.

5. Einstellen

Stellen Sie immer Leute ein, die klüger sind als Sie selbst. Machen Sie nicht den beliebten Fehler, Praktikanten statt Fachkräfte einzustellen.

6. Menschen > Kunden > Profit

Genau in dieser Reihenfolge sollten Ihre Prioritäten liegen.

7. Ablenkungen und Stress

Ablenkungen und Stress sind die größten Gefahren von Remote Work. Bauen Sie Ihre Prozesse so, dass Sie Störungen auf ein Minimum reduzieren und lange Phasen von unterbrechungsfreier, konzentrierter Arbeit ermöglichen.

8. Inkrementelle Verbesserung

Nehmen Sie sich vor, Ihre eigene Arbeit und die Ihres Teams jeden Tag um 1 % besser zu machen. Denn kleine inkrementelle Verbesserungen bringen mehr, als es große Change-Projekte jemals tun werden.

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